Quản lý tòa nhà là mắt xích then chốt quyết định hiệu quả vận hành khu nhà ở. Trong bài viết dưới đây,Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bảnvisaho sẽ giới thiệu đến các bạn chức năng, nhiệm vụ và các mô hình quản lý tòa nhà hiệu quả nên áp dụng. Đọc bài viết và tìm hiểu ngay bây giờ!

>>>>Nhấp ngay để nhận: Tư vấn quản lý tòa nhà

1. Quản lý xây dựng là gì?

Quản lý xây dựng là nhóm chịu trách nhiệm điều hành và quản lý trực tiếp các hoạt động xây dựng. Thông thường, các hoạt động Quản lý vận hành tài sản sẽ bao gồm thu phí dịch vụ cần thiết, giám sát nhà thầu, hoàn thành báo cáo…

Khác với Ban quản lý tòa nhà, Ban quản lý tòa nhà đại diện cho chủ đầu tư, chủ sở hữu công trình, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tòa nhà theo quy định của Nhà nước (có tư cách pháp nhân và con dấu riêng).

Ban quản lý thường chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của tòa nhà

Danh sách nhân sự quản lý tòa nhà sẽ bao gồm:

+ Quản lý dự án

+Phó giám đốc dự án (tùy dự án sẽ có giám đốc dự án đối với dự án lớn)

+ Đội ngũ kỹ thuật tiến hành bảo trì các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà như thang máy, điện nước, điều hòa,…

+ Khối hành chính nhân sự: lễ tân, cskh, kế toán, quản trị

+ Đội QLCL (qc): Có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo chất lượng dịch vụ của công trình.

+An ninh nội bộ (chỉ dành cho dự án quy mô lớn), theo dõi tình hình an ninh qua hệ thống camera, phát hiện nguy cơ, cảnh báo sớm và nhắc nhở các bộ phận khác

>>>>Tìm hiểu thêm: Quản lý trung tâm thương mại uy tín chuyên nghiệp

2. Chức năng, nhiệm vụ của Ban quản lý tòa nhà

2.1 Tối ưu hóa quản lý tài chính

Cung cấp giải pháp tài chính tốt nhất là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà quản lý xây dựng phải đảm nhận. Sau khi nhận được tiền phí hàng tháng mà khách hàng và cư dân trong tòa nhà trả, nhiệm vụ của người quản lý vận hành tòa nhà căn hộ của tòa nhà văn phòng là tận dụng tốt số tiền thực có. Công khai minh bạch các khoản thu chi.

Tối ưu hóa tài chính là một trong những chức năng chính của quản lý

Ngoài ra, các nhà lãnh đạo quản lý tài chính không chỉ sử dụng tiền một cách minh bạch mà còn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của khách hàng. Việc tối ưu hóa quản lý tài chính này giúp việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, căn hộ hiệu quả hơn, mang lại lợi ích cho khách thuê, chủ đầu tư và ban quản lý. .

2.2 Quản lý nguồn nhân lực

Nhân sự là yếu tố tiếp theo mà Quản lý xây dựng chịu trách nhiệm. Quản lý nguồn nhân lực bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo và sử dụng hợp lý người lao động. Ngoài ra, người phụ trách cũng nên xây dựng chế độ thưởng phạt tương ứng để tối đa hóa hiệu quả quản lý.

đào tạo nguồn nhân lực visaho

Con người là yếu tố đặc biệt nên quản lý con người rất khó. Ban lãnh đạo cần có kế hoạch khoa học để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Đồng thời, các bộ phận của công trình cần có sự liên kết và phối hợp chặt chẽ với nhau để công việc được tốt hơn, đặc biệt là ở những công trình đặc thù nhưquản lý vận hành trường học.

2.3 Quản lý khách hàng chi tiết

Quản lý xây dựng yêu cầu xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Từ đó, những người phụ trách có thể tạo ra các chính sách đáp ứng nhu cầu của những người sống trong tòa nhà đó. Công việc quản lý tài khoản cũng có thể bao gồm xử lý khiếu nại, chăm sóc khách hàng…

Visaho luôn chú trọng đến dịch vụ khách hàng

2.4 Bảo trì và sửa chữa hệ thống kỹ thuật

Bảo trì và bảo trì kỹ thuật tòa nhà cũng là vấn đề mà người quản lý trong hệ thống quản lý tòa nhà cần lưu ý. Bảo trì máy móc, thiết bị thường xuyên sẽ hạn chế rủi ro kỹ thuật. Đó cũng là một trong những công việc mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

bảo trì hệ thống công ty visaho

2.5 Giám sát vận hành tòa nhà

Giám sát hoạt động thường bao gồm việc quản lý nhân viên và nhà thầu. Ngoài ra, BKS phải đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng quy trình. Ngoài ra, giám sát vận hành còn bao gồm việc khảo sát thường xuyên để kịp thời phát hiện các dấu hiệu hao mòn của tòa nhà nhằm đảm bảo quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp>.

Kiểm tra, giám sát thường xuyên để phát hiện sớm các dấu hiệu hư hỏng, xuống cấp

3. Công tác quản lý tòa nhà và quy trình làm việc

3.1 Quy trình quản lý hợp đồng

Ban quản lý thi công hoặc ban quản lý thi công xây dựng do chủ đầu tư ký hợp đồng sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau trong quá trình quản lý hợp đồng:

Các thỏa thuận cho thuê phải được xem xét cẩn thận

>>>>Đọc ngay: Chi tiết Hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng và chung cư [Ví dụ]

3.2 Quy trình quản lý khách hàng

Quy trình quản lý khách hàng thường bao gồm:

Quy trình quản lý, sử dụng tòa nhà

Giải quyết khiếu nại

Quy định về bảo vệ tài sản của cư dân

Quy trình chấm điểm mức độ hài lòng của người thuê

Quá trình gửi thông tin đến cư dân thông qua hệ thống liên lạc trong tòa nhà

Quy trình quản lý khách hàng cũng là công việc mà ban lãnh đạo cần lên kế hoạch

3.3 Quy trình bảo mật

An toàn là mối quan tâm đặc biệt của khách hàng. Vì vậy, ban lãnh đạo cần quan tâm đến quy trình quản lý an toàn và tạo cho khách hàng cảm giác tin tưởng:

Quy định về phòng cháy chữa cháy.

Tuần tra định kỳ hàng ngày.

Quy trình kiểm tra, rà soát tài sản, hàng hóa.

Quá trình giám sát nhân viên và khách.

Thủ tục bảo đảm phương tiện.

Quy định về cách ứng phó với các trường hợp khẩn cấp.

Có kế hoạch dự phòng.

Ban quản lý cần tập trung vào bảo mật

3.4 Quy trình an toàn

Hệ thống tòa nhà an toàn, sạch đẹp sẽ giúp chung cư, văn phòng “ăn điểm” trong mắt khách thuê và cư dân. Vì vậy, ban quản lý cần quan tâm đến quy trình an toàn và sức khỏe của tòa nhà:

Các dự án và khu vực xây dựng được đo đạc.

Đánh giá hiện trạng vệ sinh và xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể.

Xây dựng kế hoạch để các bộ phận giúp đỡ lẫn nhau.

Quy trình vệ sinh cần được thực hiện thường xuyên

3.5 Quy trình vận hành và bảo trì

Việc bảo trì giúp tòa nhà vận hành an toàn, ít hư hỏng trong thời gian dài. Thông thường, quy trình vận hành và bảo trì tòa nhà sẽ bao gồm:

Bảo dưỡng giúp giảm hư hỏng lâu dài

3.6 Quy trình kiểm soát chi phí

Các tòa nhà nên được chi tiêu một cách minh bạch. Ngoài ra, cần có một quy trình để đảm bảo tiền được sử dụng đúng cách:

Kiểm soát chi phí để đảm bảo rằng chúng không vượt quá ngân sách hoạt động đã được phê duyệt.

Lưu trữ và báo cáo chi phí một cách chính xác.

Thường xuyên báo cáo công tác quản lý cho ban quản lý.

4. Mô hình Ban quản lý tòa nhà

Mô hình Ban quản lý tòa nhà

Thông thường, mô hình quản lý tòa nhà sẽ bao gồm:

Ngoài ra, các mô hình quản lý tòa nhà thường được chia thành 2 loại:

4.1 Mô hình tự xây dựng

Trong mô hình tự xây dựng, các nhà đầu tư sẽ là người lựa chọn các thành viên của ban quản lý. Thông thường, mô hình này dễ được khách thuê chấp nhận, bởi ngay từ khi ký hợp đồng, chủ đầu tư đã có mối quan hệ thân thiết với cư dân sinh sống và làm việc với khách hàng thuê căn hộ, văn phòng. Tuy nhiên, về lâu dài có thể xảy ra xung đột lợi ích giữa ban quản lý và người dân.

Mô hình do chủ đầu tư xây dựng là một trong hai mô hình quản lý tòa nhà phổ biến

4.2 Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Trong mô hình này, ban quản lý tòa nhà sẽ quyết định thuê các dịch vụ quản lý chuyên nghiệp bên ngoài. Ban quản lý sẽ lựa chọn các căn phù hợp theo nhu cầu và đặc điểm của từng tòa nhà. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ được quản lý đã chọn phải có giấy phép vận hành tòa nhà.

đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp visaho

>>>>Có thể bạn quan tâm: 4 mô hình quản lý chung cư hiệu quả nhất hiện nay

5.Một số vấn đề trong việc thành lập ban quản lý tòa nhà

5.1 Quản lý tòa nhà có giống với quản lý tòa nhà không?

Như đã đề cập ở đầu bài viết, ban quản trị và ban quản lý tòa nhà là hai thực thể khác nhau. Cụ thể, ban quản trị là đơn vị có con dấu, tư cách pháp nhân riêng, đại diện cho chủ sở hữu/chủ đầu tư và chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ quản lý, sử dụng tòa nhà. Hội đồng quản trị thường được bầu bởi các cư dân sống trong tòa nhà. Ban quản lý có thể do ban quản lý tòa nhà thành lập hoặc thuê dịch vụ bên ngoài.

Ban quản trị và ban quản lý tòa nhà là hai đơn vị khó hiểu

5.2 Mô hình ban quản lý tòa nhà nào hiệu quả nhất?

Mỗi mô hình ban quản lý tòa nhà đều có ưu và nhược điểm riêng. Tuy nhiên, việc vận hành tòa nhà được thực hiện bởi một công ty chuyên nghiệp, có kinh nghiệm sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Đây là lý do tại sao, thuê các chuyên gia là một cách tiếp cận phổ biến để quản lý xây dựng ngày nay.

Thuê dịch vụ quản lý xây dựng chuyên nghiệp là phương thức được các chủ đầu tư ưa chuộng

6. Dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, uy tín visaho

visaho là nhà cung cấp dịch vụ bất động sản toàn diện tại Nhật Bản. Công ty đã hoạt động tại thị trường Việt Nam được 6 năm và có hơn 7.000 khách hàng tin dùng dịch vụ. Đây là minh chứng cho uy tín và sự chuyên nghiệp hàng đầu của visaho.

visaho – công ty chuyên về dịch vụ quản lý tòa nhà

Những ưu điểm khiến visaho nổi bật trên thị trường là:

Liên hệ:

Qua bài viết trên, visaho mong rằng bạn đã hiểu rõ hơn về chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà. Nếu bạn đang cân nhắc dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, vui lòng gọi đến số hotline 024 3221 6336 để được tư vấn tận tình!

>>>> Đọc thêm các bài viết: